Archimede

Trasparenza, sicurezza ed accessibilità delle informazioni sono i valori fondanti del sistema Archimede^®, che permette il controllo in tempo reale della situazione, della coerenza strutturale e funzionale dei dati, garantendo al contempo livelli differenziati di accesso,  elevati standard di sicurezza ed una gestione simultanea da parte di tutti gli operatori.
Il sistema rende agevole ed immediato l’accesso a quelle informazioni che permettono di fare scelte per una gestione manageriale strategica.
Archimede^® consente:
- una completa pianificazione economico-finanziaria
- un monitoraggio costante real-time di centri di costo e responsabilità
- l’esportazione di report periodici di tipo statistico
- una gestione unitaria del flusso dei dati relativi a contabilità, controllo di gestione e rendicontazione
- la tracciabilità di ogni operazione e log in effettuato, anche quando viene bloccato dal sistema
- di effettuare la simulazione di costi ed  andamenti di spesa

1. DESCRIZIONE DEL SISTEMA
Archimede^® è il sistema gestionale per Enti Pubblici accessibile via web, sicuro e conforme alle esigenze di tracciabilità e trasparenza, che permette un controllo strategico su programmi e progetti, attraverso il monitoraggio integrato delle attività di controllo contabile-amministrativo, controllo di gestione e rendicontazione.
Archimede^® rende immediatamente disponibili le informazioni che conducono a scelte manageriali consapevoli. Il sistema permette una gestione economico-patrimoniale realmente integrata alla contabilità finanziaria, come richiesto dalla più recente evoluzione normativa in materia di gestione degli Enti Pubblici. Coerenza, sicurezza e accessibilità alle informazioni costituiscono i valori fondanti di Archimede^®, che consente il controllo in tempo reale della situazione del proprio Ente.
Archimede^® garantisce inoltre la visione strutturale e funzionale dei dati, livelli di accesso altamente differenziati e la gestione simultanea da parte di tutti gli operatori autorizzati. Nel sistema le informazioni sono suddivise in 4 livelli strutturali economico-finanziari, gerarchicamente organizzati e completati da modelli di rappresentazione flessibili che descrivono l’organizzazione del personale e la struttura logistica e funzionale dell’ente (D.P.R. 97/03). In questo modo la classificazione contabile e amministrativa degli eventi (che sono gestibili su scala mensile, annuale e pluriennale) è ampia e precisa.
L'utilizzo di Archimede^® consente inoltre di adottare prassi conformi al disposto del D. Lgs. 150/2009 e alla certificazione di qualità ISO 9001:2008 e simili.

Vantaggi del Sistema
Versatilità - Archimede^® consente all’amministrazione un’ampia discrezionalità nell’uso delle proprie strutture contabili, adattandosi con la medesima versatilità a realtà semplici e complesse.
Ottimizzazione risorse - Archimede^® è un ambiente di lavoro unico e perfettamente integrato per le varie realtà gestionali dell’Ente. Il sistema offre la massima interoperabilità agli operatori che si muovono nelle diverse aree funzionali ed amministrative senza inutili ridondanze di dati e reiterazione delle attività.
Accessibilità - L’accesso via web non richiede l’installazione di software o hardware specifico, permettendo l’utilizzo immediato e senza vincoli geografici della piattaforma, disciplinato dai  diritti d’accesso che vengono  sottoposti ad un triplice controllo di sicurezza (3A).

Caratteristiche del sistema
Sicurezza - La struttura interna e la gestione dei dati 3A in Real Time garantiscono sicurezza assoluta. La logica di sicurezza di Archimede^® è rigorosamente matematica e si basa su livelli differenziati di accesso e operabilità, divisi per utenti e gruppi. Per ciascun utente e gruppo è possibile creare aree riservate d’accesso alle specifiche funzionalità della procedura e alle informazioni gestionali e contabili necessarie a svolgere i differenti ruoli e mansioni presenti in un ente pubblico.
Tracciabilità - Archimede^® storicizza tutte le modifiche e gli interventi effettuati in modo che siano riconducibili all’operatore che li ha eseguiti. La modalità di inserimento dei dati 3A in Real Time previene la possibilità di revisione da parte di operatori non autorizzati, riducendo i rischi di errore da parte del personale. In sede di archiviazione le informazioni vengono associate a codici non ripetibili, per garantire univocità e chiarezza nella gestione dei dati.
Consultabile ovunque - Archimede^® funziona tramite un comune web browser (Internet Explorer, FireFox, Safari,Opera) e non richiede l’installazione di alcun software specifico. Ciò permette agli operatori autorizzati di consultare e aggiornare le informazioni in archivio tramite un qualsiasi dispositivo collegato ad Internet (PC, ultra mobile PC, iPod Touch, cellulari dotati di collegamento Internet) senza vincoli di luogo. Archimede^® è un sistema worldwide, cioè può veicolare dati ovunque nel mondo, tramite reti internet, intranet e extranet realizzate con collegamenti di tipo wired (ISDN e XDSL) o wireless (wi-fi , wi-max , gsm-gprs-umts, satellitare).

2. UTILIZZO DI ARCHIMEDE^®
Il sistema Archimede^® prevede almeno sei finalità d'impiego, distinte ed integrate:
- la modellizzazione, simulazione e pianificazione strategica e di dettaglio delle attività, e delle corrispondenti variabili economiche e finanziarie, da svolgersi nell'esercizio;
- l'alimentazione del bilancio e della movimentazione, economici e finanziari, attraverso la programmazione analitica e puntuale delle risorse umane, infrastrutturali e finanziarie ed il corrispondente impegno amministrativo;
- il monitoraggio costante delle attività e delle corrispondenti movimentazioni economiche e finanziarie attraverso l'integrazione contabile con il sistema informativo dell'amministrazione e quello dell'ufficio del personale;
- la rendicontazione generale e di singoli progetti alle rispettive autorità di controllo, anche in forma telematica;
- l’applicazione del D.Lgs. 150/2009
- la creazione di un sistema di gestione documentale indipendente ed integrato in cui far confluire, in formato digitale, tutta la documentazione gestionale, decisionale, contrattuale, autorizzativa e di corredo attinente il funzionamento dell’ente e le relative contabilizzazioni.

Trasparenza, sicurezza ed accessibilità delle informazioni sono i valori fondanti del sistema Archimede^®, che permette il controllo in tempo reale della situazione, della coerenza strutturale e funzionale dei dati, del regolare svolgimento dell’iter autorizzativo e contabile, garantendo al contempo livelli estremamente differenziati di accesso, elevati standard di sicurezza ed una gestione simultanea da parte di tutti gli operatori.
Il sistema rende agevole ed immediato l’accesso a quelle informazioni che permettono di fare scelte per una gestione manageriale strategica.

Modellizzazione, simulazione e pianificazione
La modellizzazione delle attività consta di più fasi realizzative. a partire dalla strutturazione delle entità di riferimento (attività e prodotti, sedi, infrastrutture, personale, profili d’impiego, organizzazione funzionale e gerarchica per centri di costo e centri di responsabilità, linee di finanziamento, piani dei conti) e dalla relativa attivazione in uno o più esercizi.
Segue la parametrazione, in cui ciascuna entità viene ponderatamente relazionata con le altre per pertinenza, vincolo, dislocazione (es. fondi specifici per attività, ubicazione del personale, uso delle strutture), effettivi e potenziali per ciascun periodo (mese) o per l’intero esercizio.
Questo insieme di entità e relazioni consente infine la creazione di raffinati modelli di rappresentazione del funzionamento dell’ente, generali o specifici, limitati nel tempo od applicabili all’intero esercizio contabile, in grado di fornire un supporto essenziale alla pianificazione strategica e di dettaglio e la loro automatica corrispondenza con le entità contabili.
L’insieme interconnesso dei modelli di dettaglio così realizzati può essere immaginato come un unico grande modello di funzionamento, effettivo in corso d’opera e potenziale nelle fasi di previsione, dell’intero ente, base strategica essenziale per ogni processo decisionale.

Programmazione e movimentazione
Ad ogni modello di dettaglio corrisponde l’illimitata possibilità, per gli operatori, di simulare, prima ancora della relativa movimentazione, gli effetti contabili da esso derivanti e trarne automaticamente la pianificazione delle necessarie risorse di bilancio e la programmazione di dettaglio delle attività.
La pianificazione iniziale economica e finanziaria, vincolante in Archimede^® può essere quindi direttamente tradotta in contabilità amministrativa, con valenza di bilancio previsionale.
I medesimi (od altri) modelli, eventualmente rettificati nel tempo per tenere conto dei mutamenti intercorsi, possono altresì essere utilizzati per la pianificazione anticipata di variazioni al bilancio preventivo.
Ogni modello costituisce, infine, lo schema di base per ogni effettiva movimentazione contabile, rappresentandone analiticamente la distribuzione delle risorse per attività, fondo, centro di costo e centro di responsabilità. Verrà perciò utilizzato anche per la creazione di uno o più documenti contabili, finalizzati all’impegno amministrativo di risorse economiche e finanziarie. Archimede^® è in grado, a partire dai propri documenti, debitamente validati ed autorizzati, di generare automaticamente i corrispondenti impegni di spesa nella contabilità dell’ente ed eventuali successive variazioni agli stessi, derivanti da rettifiche od annullamenti.
L’uso e il costante aggiornamento, ove necessario, della modellizzazione e della simulazione consentono perciò la massima rapidità ed efficacia nel processo decisionale, anche di dettaglio.

Monitoraggio ed integrazione contabile
Archimede^® consente la più ampia ed approfondita gamma di controlli contabili ed extracontabili, spaziando dai valori economici e finanziari simulati, previsti, programmati, prenotati, impegnati ed evasi, fino all’analisi strutturale, funzionale e delle fasi di sviluppo di ciascuna attività elementare o progetto, passando per la fruizione di strutture, la dislocazione del personale ed il relativo impiego.
Se la rilevazione di scostamenti contabili dall’andamento previsto ha rilevanza per la ragioneria e l’amministrazione, quello delle fasi di sviluppo dei prodotti o dei relativi tempi di realizzazione ne avrà per il controllo di gestione. Le attività del personale saranno poi costantemente monitorate contabilmente grazie all’interfacciamento dell’ufficio del personale (INAZ paghe) ed all’automatico, periodico, riversamento delle buste paga, in forma analitica, ed istantanea distribuzione contabile ed extracontabile, in base alla rispettiva modellizzazione di ciascun elemento.
Archimede^® risulta perciò essere uno strumento estremamente versatile per tenere sotto controllo, e nel caso rettificare, aspetti critici  delle attività dell’ente che, per varietà,  numerosità e dettaglio, sarebbero altrimenti ben difficilmente gestibili in forma integrata.

Rendicontazione
Le operazioni di rendicontazione sono tradizionalmente effettuate a valle della spesa e consistono nel rendicontare, appunto, alle autorità di controllo ed ai finanziatori le attività svolte, i corrispondenti movimenti di dettaglio contabile, fornendone al contempo, ordinariamente od a richiesta la relativa documentazione autorizzativa e di corredo.
Archimede^® rende immediata, grazie alle preliminari attività di modellizzazione e programmazione, la rendicontabilità di tutte le operazioni contabili, fin nel minimo dettaglio.
Ove mai richiesto, infatti, il sistema potrebbe immediatamente mettere a disposizione in forma analitica non solo le informazioni di base normalmente rendicontate (fondo utilizzato, natura della spesa, importo, date), bensì tutto l’insieme informativo costituito dalle attività elementari svolte, strutture e personale coinvolti, iter autorizzativo e quant’altro.
Archimede^® è infine in grado di effettuare automaticamente, periodicamente o a richiesta, la rendicontazione telematica, secondo il protocollo Sigma, inviando al ministero controllante tutte le informazioni richieste, debitamente corredate dei documenti allegati ad esse attinenti, prelevabili direttamente dal proprio sistema documentale integrato e ricevendo analiticamente gli esiti di rendicontazione.
Ciò consente, tra l’altro, la tempestiva adozione di provvedimenti in presenza di rendicontazioni non autorizzate od inesatte.

Applicazione del D.Lgs. 150/2009
Grazie alla propria architettura funzionale e completezza infrastrutturale, Archimede® costituisce una base privilegiata per l’applicazione del D.Lgs. 150/2009 garantendo strumenti essenziali per una valutazione oggettiva della performance, finalizzata al miglioramento qualitativo ed economico dei servizi ed alla determinazione delle condizioni di merito e premiabilità ivi previste.

Sistema documentale integrato
Archimede^® dispone di un autonomo database documentale in cui è possibile riversare ogni atto o documento gestionale od amministrativo, formale od informale, classificabile in una o più categorie documentali e corredato di informazioni di dettaglio che ne consentono la più ampia ricercabilità. L’insieme dei documenti censiti, immediatamente disponibili per uno o più utenti, anche distribuiti sul territorio, in forma unica ed originale, è consultabile secondo rigorosi criteri di accesso.
Ciascun documento può inoltre essere allegato (virtualmente), in Archimede^®, ad una o più movimentazioni contabili, compatibilmente con le rispettive classificazioni, e reso così disponibile agli utenti amministrativi, agli uffici di competenza, ad eventuali altri utenti autorizzati alla consultazione della movimentazione ed alle autorità di controllo, anche tramite rendicontazione telematica e consultazione remota.
L’apertura del database documentale, tramite appositi agenti di interfaccia, ad uffici specializzati, quali il protocollo o l’ufficio gare, oltre all’acquisizione automatica delle buste paga dall’ufficio del personale, consente l’automazione di un’amplissima gamma di processi di archiviazione e consultazione, essenziale per la riduzione dei tempi di produzione delle basi informative di ogni processo decisionale e per consentire la massima, simultanea, condivisione di tali risorse.